Työntekijä leimaa sisään tiistaina. Tunnit kirjautuvat perjantaina. Asiakas hyväksyy tuntilistan maanantaina. Lasku lähtee tiistaina — jo valmiina verkkolaskuna oikeassa kansallisessa muodossa (PEPPOL, Finvoice, FatturaPA, ZUGFeRD — asiakkaan maan mukaan valittuna), oikealla ALV:lla, oikealla rakenteisella viitteellä, lakisääteiset työnantajakulut jo vähennettyinä ja kate jo laskettuna. Yhdeksän päivää, ei taulukoita, ei kahteen kertaan tallentamista.
Yrityksesi myy tunteja. Kate on erotus siitä, mitä maksat työntekijälle ja mitä laskutat asiakkaalta. Siinä on koko tuloslaskelma — ja silti sen takana olevat luvut sijaitsevat kuudessa eri paikassa, jotka eivät täsmää keskenään.
Unohtunut ylityötunti, riitautettu lauantaivuoro, rauennut Tilaajavastuu-todistus, tekemättä jäänyt lähetetyn työntekijän ilmoitus — jokainen niistä muuttaa 12 prosentin katteen liiketoiminnan 6 prosentin katteen liiketoiminnaksi.
Ei CRM, johon on liimattu konsulttituntien lisäosa. Ei palkkajärjestelmä, jonka päälle on vedetty vuokratyötoimiston kuori. Vaan tarkoitusta varten rakennettu henkilöstövuokraus, joka on suunniteltu työntekijän, toimeksiannon, hinnaston, tuntilistan ja katteen ympärille — kaikki samaa yhtenäistä järjestelmää.
Jokainen tuntilistan merkintä kantaa sekä laskutushinnan että kustannushinnan — joten toimeksiannolla, sopimuksella ja asiakkaalla on kullakin porautuva kate, jonka näet juuri nyt, ei vasta helmikuussa kun kirjat suljetaan.
Asiakkaan tarkistus, työlupien seuranta, A1-todistukset, lähetettyjen työntekijöiden ilmoitukset, TES-vähimmäisehdot — sisäänrakennettuina, ei päälle liimattuina. Alusta voi kieltäytyä aloittamasta toimeksiantoa tai lähettämästä laskua, jos vaatimustenmukaisuus pettää.
Omat työntekijät (TyEL-eläke, sinun palkanlaskentasi) ja ulkoiset alihankkijat (oma Y-tunnus, YEL-eläke, oma verkkolaskuosoite) ovat samalla näytöllä. Eläkekoodi, kustannuslaskenta ja vaatimustenmukaisuustarkistukset vaihtuvat automaattisesti.
Jokainen laatikko on todellinen näyttö. Jokainen nuoli tapahtuu itsestään. Omistaja näkee katteen kojelaudalla sillä hetkellä, kun lasku lähtee.
Kasvavan henkilöstövuokrausyrityksen vaikein asia on se, että kaikki "työntekijät" eivät ole samanlaisia. Osa on suoria palkkalistoillasi olevia työntekijöitä. Osa on ulkoisia alihankkijoita, jotka laskuttavat sinua omalla Y-tunnuksellaan. Useimmat ohjelmistot pakottavat valitsemaan yhden mallin. Response365 tarjoaa yhden työntekijäkortin, joka hoitaa kaikki — eläkekoodi, kustannuslaskenta ja vaatimustenmukaisuustarkistukset vaihtuvat automaattisesti.
Ylityö kertoimella 1,5×, viikonloput 1,5×, pyhät 2,0×, yöt 1,25×, matkat omalla hinnallaan — määritettyinä sopimuksittain, rooleittain ja osaamistasoittain. Tuntilistan merkintä tuottaa oikean laskurivin ilman, että kukaan koskee laskimeen. Lauantai, 11 tuntia, joista 3 klo 22:00 jälkeen? Peruspalkka × 8 + ylityö × 3 + viikonloppulisä kaikkiin + yölisä niihin 3:een. Oikea vastaus joka kerta.
Koska jokainen toimeksianto kantaa sekä laskutushinnan että kustannushinnan, kate on toimeksiannon ominaisuus, ei kuukauden lopun raportti. Aktiivisten toimeksiantojen lista on katteiden lista, järjestettynä suurimmasta pienimpään. Omistaja näkee alisuorittavat toimeksiannot kysymättä. Vuorosuunnittelija tietää, mitä asiakkaita kannattaa tavoitella lisätunneista.
Työntekijä ei avaa toimistojärjestelmää — hän avaa mobiilileimausnäytön. Vuorosuunnittelija lähettää viikon. Asiakas allekirjoittaa digitaalisesti selkeällä verkkosivulla. Lasku muodostuu oikealla ALV:lla (Suomi 25,5 %, Saksa 19 %, Ranska 20 %, AU/NZ GST — lainkäyttöalueen mukaan), rakenteisella viitteellä (ISO 11649 RF) ja oikealla verkkolaskumuodolla: PEPPOL BIS 3.0 EU:ssa, Australiassa ja Uudessa-Seelannissa, Finvoice Suomessa, FatturaPA Italiassa, ZUGFeRD/XRechnung Saksassa, Factur-X Ranskassa. Ei taulukoita. Ei kopioi-liitä-työtä. Ei kaavavirhettä. Jäljitysketju — hyväksyjän nimi, sähköposti, digitaalisen allekirjoituksen aikaleima — on tuntilistalla, valmiina kaikkien riitatilanteiden varalle.
Jokainen vaatimustenmukaisuusvelvoite on rivi työntekijällä, toimeksiannolla, asiakkaalla tai sopimuksella — voimassaolon alkamis- ja päättymispäivineen, muistutuksen etukäteisajalla, tarkistus-URL-osoitteineen, dokumenttilatauksineen ja jäljitysketjuineen. Osa velvoitteista estää toimeksiannon, osa estää laskutuksen. Työsuojelutarkastaja, joka kysyy "miten tarkistatte Tilaajavastuun?", saa näytön, ei tarinaa.
Sama tietokanta, samat luvut, kolme erilaista näkymää, rakennettuna niitä katsovalle roolille.
Aktiiviset työntekijät, aktiiviset toimeksiannot, käyttöaste, kuukauden kate, kuukauden liikevaihto, odottavat tuntilistat, vaatimustenmukaisuuspisteet, aktiiviset sopimukset — ja toimeksiantolista katteen mukaan järjestettynä. Koko liiketoiminnan tila yhdellä näytöllä, heti aamulla.
Tämän päivän vuorot ja ketkä ovat leimanneet sisään. Työntekijäpooli jo suodatettuna osaamisen ja saatavuuden mukaan. Tänään erääntyvät tuntilistat, asiakkaan hyväksynnässä jumissa olevat tuntilistat. "Uusi toimeksianto" -painike, joka täyttää automaattisesti asiakkaan, hinnaston ja esihenkilön. Ei CRM-välilehteä, ei taulukkoa.
Puhelin edellä, lasiterminaalin yksinkertainen. Tämän päivän työpiste, vuoroajat, vuorossa oleva esihenkilö. Iso sisään-/uloskellokortti. Tämän viikon tunnit. Seuraava vuoro. Sama tuote, jonka omistaja näkee — rajattuna, yksinkertaistettuna ja viritettynä kylmänä aamuna käsineen läpi käytettävälle puhelimelle.
Kilpailuetu ei ole mikään yksittäinen ominaisuus. Se on integraatioveron puuttuminen henkilöstövuokrauksesi, kirjanpitosi, myyntisi ja vaatimustenmukaisuutesi väliltä.
| Yleinen ERP + taulukot | Ulkomainen henkilöstö-SaaS | Response365 | |
|---|---|---|---|
| Pohjoismainen vaatimustenmukaisuus (TES, TyEL, YEL, Tilaajavastuu) | Manuaalinen | Ei | Sisäänrakennettu |
| Monen lainkäyttöalueen verkkolaskutus (PEPPOL + Finvoice / FatturaPA / ZUGFeRD) | Lisäosa | Ei | Sisäänrakennettu |
| Reaaliaikainen kate per toimeksianto | Kuukauden lopun raportti | Rajoitettu | Rivillä |
| Työntekijän mobiilileimaus | Erillinen työkalu | Lisäosa | Sisältyy |
| Asiakkaan digitaalinen tuntilistan hyväksyntä | Sähköposti / PDF | Maksullinen taso | Sisältyy |
| Hinnasto YT- / viikonloppu- / pyhä- / yölisäkertoimilla | Räätälöity kaava | Rajoitettu | Rakenteinen |
| Omat työntekijät ja ulkoiset alihankkijat yhdessä kortissa | Kaksi järjestelmää | Yksi malli | Molemmat, erilliset säännöt |
| Lähetetyn työntekijän + A1 rajat ylittävä vaatimustenmukaisuus | Manuaalinen | Ei | Sisäänrakennettu |
| Tilaajavastuu-esto toimeksiannolle ja laskulle | Manuaalinen | Ei | Automaattinen |
| Yksi asiakastieto CRM:n, laskutuksen ja toiminnan läpi | Synkronointi | Synkronointi | Sama rivi |
| Kustannusmalli | Käyttäjäkohtainen lisenssi + kehitysaika + taulukot | Käyttäjä/kuukausi, usein USD-hinnoiteltu | Tenanttikohtainen, sisältyy |
Varovainen. Todennettavissa. Takaisin saatavissa kahdentoista kuukauden sisällä.
Perusta viikolla yksi. Elävä työntekijäkortti ja hinnastot viikkoon kolme mennessä. Mobiilileimaus ja asiakkaan hyväksyntä viikkoon viisi mennessä. Ensimmäinen verkkolasku alustan kautta viikkoon kuusi mennessä.
Näytämme sinulle kuudessa minuutissa, miten työntekijä leimaa sisään tiistaina ja verkkolasku — oikeassa kansallisessa muodossa (PEPPOL, Finvoice, FatturaPA, ZUGFeRD tai Factur-X), oikealla ALV:lla, oikeilla kertoimilla, oikealla katteella ja täydellä vaatimustenmukaisuudella — on asiakkaasi kirjanpitojärjestelmässä seuraavana tiistaina.