Kysy jokaiselta toiminnanjohtajalta, kuinka monta ohjelmistotyökalua heidän tiiminsä käyttää säännöllisesti, ja saat vastaukseksi luvun väliltä kuusi ja kaksitoista. Kysy, kuinka moni näistä työkaluista kommunikoi luotettavasti toistensa kanssa, ja lasku laskee jyrkästi. Kysy, kuinka paljon aikaa tiimi käyttää tietojen siirtämiseen niiden välillä, ja keskustelu muuttuu epämukavaksi.

SaaS-aika on antanut yrityksille mahdollisuuden saada parhaat mahdolliset erikoisohjelmistot jokaiseen toimintoon. Yhden erillisen CRM:n, yhden erillisen projektinhallintatyökalun, yhden erillisen HR-järjestelmän, yhden erillisen kirjanpito-ohjelman, yhden erillisen varastonhallintatyökalun – jokainen on erinomainen omassa erityistehtävässään, jokainen on saari. Yhdistävä integraatiokerros, joka oli tarkoitettu yhdistämään ne, on monille yrityksille muodostunut kokopäiväiseksi ylläpito-ongelmaksi.

Tämän tilanteen taloustiedettä harvoin lasketaan rehellisesti, koska kustannukset jakautuvat moniin rivikohtiin, joita ei koskaan lasketa yhteen.

Budjettiin näkyvät kulut

Useiden liiketoimintatyökalujen käytön näkyvät kustannukset ovat tilausmaksut. Jos yritys käyttää kahdeksaa erillistä SaaS-työkalua SMB-hintatasolla, vuosittaiset tilausmaksut voivat olla yhteensä 30 000–80 000 euroa riippuen käyttäjämääristä ja tasoista. Tämä on se luku, jota tarkastellaan budjettikäsittelyssä ja joka joskus käynnistää konsolidointikeskustelun.

Se on yleensä alle kolmannes todellisesta kustannuksesta.

Integraatiotaksa

Hetkellä, kun yritys päättää, että kahden järjestelmän tulee jakaa dataa, se aiheuttaa sitä, mitä voidaan kutsua integraatiotaksaksi – jatkuva kustannus kehittäjäajasta, kolmannen osapuolen integrointityökaluista ja toiminnallisesta huomiosta, joka kertyy niin kauan kuin molemmat järjestelmät rinnakkain elävät.

Integraatioalustat (Zapier, Make, mukautetut API-integraatiot) eivät ole ilmaisia, mutta lisenssimaksu on pienempi osa. Todellinen kustannus on ylläpitokuorma. Joka kerta kun jompikumpi järjestelmä päivittää API:nsa, muuttaa kentän nimen, vanhentaa päätepisteen tai muuttaa todentamismallinsa, integraatio hajoaa. Joku on huomattava, diagnotava ja korjattava. Tämä henkilö on usein ei-insinööri – se on toiminnanjohtaja, joka on oppinut riittävästi ollakseen vaarallinen, käyttäen perjantai-iltapäivän Zapier-virheenkorjaukseen sen sijaan, että tekisi varsinaista työtään.

Yritys, joka käyttää kahdeksaa erillistä työkalua, ei ylläpidä yhtä integraatiota. Se voi mahdollisesti ylläpitää jopa 28 parittaista yhteyttä – jokainen oma vikatilansa, oma ylläpitokuormansa ja oma tietojen epäyhtenäisyytensä lähteenä.

Yhteenlaskutetunnit, joita kukaan ei laske

Kun järjestelmät eivät jaa dataa reaaliajassa, joku yhteenlaskuttaa ne. Tämä on niin rutiinia useimmissa yrityksissä, että se on näkymätöntä – talousryhmän maanantai-aamurutiini tarkistaa, vastaako CRM:n suljetut kaupat laskutusjärjestelmän lähetetyt laskut, toimintoryhmän päivittäinen tarkistus siitä, vastaako varastojärjestelmän saldo sitä, mitä ostojärjestelmä uskoo saaneensa vastaanotettua.

McKinseyn tutkimus tiedon työntekijän ajan jakautumisesta osoittaa jatkuvasti, että työntekijät käyttävät noin 20 % työviikostaan tiedon hakemiseen tai tietojen yhteenlaskuttamiseen eri järjestelmien välillä. Kymmenen hengen tiimillä se on kaksi kokoaikaisen vastaavaa, jotka kuluttavat aikaa ei tuottavaan työhön, vaan erikseen yhteensovittamattomien järjestelmien yhteenlaskuttamiseen.

Yhteenlaskutyön salakavala piirre on, että se skaalautuu yrityksen mukana. Mitä suurempi toiminta, sitä enemmän tapahtumia kulkee jokaisen järjestelmän läpi, ja sitä enemmän yhteenlaskutunteja epäsuhta tuottaa. Se on kustannus, joka kasvaa tuloksen mukana eikä yksi, joka halpenee yrityksen skaalautuessa.

Päätösten viive

Hajanaiset järjestelmät luovat hajanaista tietoa, ja hajanainen tieto luo viivästyneitä päätöksiä. Kun vastaus liiketoimintakysymykseen vaatii tietojen kokoamista kolmesta eri järjestelmästä, kysymys odottaa joko, että jollakin on aikaa tehdä kokoamis – mikä voi tarkoittaa päiviä – tai siihen vastataan puutteellisin tiedoin, mikä tarkoittaa, että päätös tehdään osittaisen kuvan perusteella.

Niiden päätösten osalta, joissa tämä viive on merkittävin, ovat yleensä operatiivisia: täydennyspäätökset, jotka tehdään ilman nykyistä myyntinopeusdataa, koska se sijaitsee CRM:ssä; hinnoittelupäätökset, jotka tehdään ilman nykyistä kustannustietoa, koska se sijaitsee ostojärjestelmässä; palkkauspäätökset, jotka tehdään ilman nykyistä kapasiteetin käyttöastetietoa, koska se sijaitsee projektinhallintatyökalussa.

Jokainen tällainen on pieni aliarvioitu päätös. Kun yritys tekee satoja operatiivisia päätöksiä kuukaudessa, järjestelmällisesti aliarvioitujen päätösten kertynyt kustannus on merkittävä – ja lähes koskaan siihen liitetään teknologian hajanaisuus, joka sen aiheutti.

Käyttöönoton kerroin

Jokainen uusi työntekijä, joka liittyy yritykseen, joka käyttää kahdeksaa erillistä työkalua, kohtaa kahdeksan erillistä käyttöönottokokemusta: kahdeksan sisäänkirjautumistunnuksen luomista, kahdeksan käyttöliittymän oppimista, kahdeksan sääntöjoukkoa siitä, mille tiedoille pitää olla ja miten se pitää syöttää. Uuden työntekijän aika tuotettavuuteen on fragmentoidussa työkaluympäristössä merkittävästi pidempi kuin konsolidatussa.

Tämä kustannus on erityisen merkittävä yrityksissä, joissa on korkea henkilöstön kiertonopeus – asiakaspalvelussa, varastotyössä ja elintarviketuotannossa, jossa vuosittaiset kiertonopeudet 20–40 % ovat yleisiä, monimutkaisen työkaluympäristön käyttöönottokustannus on jatkuva tyhjennys eikä yksittäinen kustannus.

Varjotaulukko-ongelma

Luotettavin osoitus siitä, että yrityksen työkalutus on liian hajanaista, on varjotaulukoiden ylittäminen – Excel- tai Google Sheets -tiedostot, jotka ovat olemassa, koska yksikään yksittäinen järjestelmä ei sisällä kaikkia tietoja, joita henkilö tarvitsee työhönsä, joten hän rakentaa henkilökohtaisen kokoamispisteen viennistä.

Varjotaulukot eivät ole pelkästään datan laadun riski (ne vanhenevat heti luomisen jälkeen). Ne ovat merkki siitä, että viralliset järjestelmät ovat epäonnistuneet perustehtävässään. Kun myyntipäällikkö pitää henkilökohtaista Excel-seurantaa myyntiputkesta, koska CRM ei anna hänelle tarvitsemaansa näkymää, CRM ei palvele häntä. Kun varastopäällikköllä on Google Sheet -taulu varastotasosta, koska varastojärjestelmä on liian hidas kyselyihin, järjestelmä ei palvele häntä.

Varjotaulukot ovat tapa, jolla ihmiset selviävät hajanaisesta työkalutuksesta. Ne eivät ole ratkaisu – ne ovat kiertotapa, joka aiheuttaa omia kustannuksiaan versiohallinnan epäonnistumisina, vanhentuneina tietoina ja institutionaalina tietona, joka elää yhdellä henkilön kannettavalla tiedostona.

Turvallisuusalue

Kahdeksan eri työkalua tarkoittaa kahdeksan eri todennusjärjestelmää, kahdeksan eri käyttöoikeuspolitiikkaa ja kahdeksan eri turvallisuusasentoa, jotka on ylläpidettävä. Kun työntekijä lähtee yrityksestä, hänen pääsynsä on peruutettava kahdeksasta paikasta – ja käytännössä yrityksissä, joissa ei ole omistettua IT-osastoa, se usein jää tekemättä. Pahoittanut työntekijä, joka voi vielä kolmen kuukauden kuluttua kirjautua vanhaan CRM:ään henkilökohtaisella laitteella, on yleinen skenaario, ei reuna-tapaus.

Jokainen lisäjärjestelmä edustaa myös lisättyä tunnustietosarjaa, jota voidaan kalastella, lisämyyjän tietojen käsittelytapojen luottamusta ja lisäyhteyttä, joka luo tietopoljin, jota ei välttämättä tarkasteta.

Mitä konsolidointi todella maksaa ja säästää

Vastustus konsolidointia vastaan perustuu aina samoihin perusteisiin: erikoistuneet työkalut ovat parempia omassa erityistehtävässään kuin yleistävä alusta, ja vaihtokustannukset ovat korkeat. Beide väittämät ovat totta, eikä kumpikaan ole ratkaiseva.

Erikoistumisen etu on todellinen äärimmäisissä erikoistumisissa – omistettu yritys-tason tietovarasto ylittää yleisen alustan analytiikan yrityksessä, joka suorittaa monimutkaisia monilähteisiä aggregointeja skaalassa. Mutta valtavalle osalle keskikokoisista yrityksistä omistettu CRM:n toiminnallinen etu verrattuna hyvin rakennettuun CRM-moduuliin on marginaalinen, ja erillisen työkalun ylläpitokustannus viiden muun rinnalla ei ole.

Vaihtokustannusväite on myös todellinen ja myös liioiteltu. Siirtoprojekteilla on kiinteä kustannus; integraation ylläpito ja yhteenlaskutyö ovat jatkuvia kustannuksia, jotka kasvavat. Kysymys ei ole siitä, onko siirto kallis – se yleensä on – vaan siitä, ylittääkö jatkuva kustannus hajanaisena pysymisestä yhden kerran siirtymisen kustannuksen. Enemmistölle yrityksistä, joiden toiminnallinen monimutkaisuus on tietyn tason yläpuolella, näin on.

Rehellisen arvioinnin kehyksen

Ennen seuraavaa budjettikierrosta hyödyllinen harjoitus on laskea nykyisen työkalupinon todellinen kustannus rehellisesti:

Useimmat yritykset, jotka tekevät tämän laskelman rehellisesti, havaitsevat, että näkyvä tilauskustannus on 20–35 % kokonaiskustannuksesta. Loppu on jaettu luokkiin, joita kukaan ei omista eikä kukaan optimoida, koska ne eivät ole kenenkään budjettirivi.

Yksi alusta. 80+ moduulia. Yksi sisäänkirjautuminen, yksi tietomalli, yksi lasku.

Response365 korvaa hajautetun pinon – CRM, varastonhallinta, BI, hankinta, HR, vaatimustenmukaisuus ja muuta – yhdellä alustalla, joka jakaa yhden tietokannan, yhden turvallisuusmallin ja yhden totuuden lähteen jokaisessa toiminnossa. Ei integraatioita ylläpidettäväksi, ei yhteenlaskettavaa, ei varjotaulukoita hallittavaksi.

Aloita maksutta Tutustu alustaan